2 Taloudenhoito

Lippukunnan talouden hoito on hallituksen ja erityisesti taloudenhoitajan vastuulla. Hallitus vastaa talouden hoidosta lippukunnan kokoukselle.

2.1 Talouden suunnittelu

Suunnitellessaan taloutta hallitus pitää ohjenuorana toimintasuunnitelmaa, jonka pohjalta laaditaan vuosittain talousarvio. Myös pitkäntähtäimen suunnitelmat on huomioitava, käsilläolevan ja mahdollisesti seuraavan toiminta-/tilikauden osalta. Suunnitelmat hyväksytään lippukunnan kokouksessa, jonka jälkeen alkaa niiden toteuttaminen.

Talousarvion hyväksymisen jälkeen on syytä tehdä rahoitussuunnitelma, joka pohjautuu saataviin maksuihin ja mahdollisiin avustuksiin sekä vastaavasti varoja kuluttaviin tapahtumiin. Mikäli ne eivät käy yksiin, on hallituksen tai taloudenhoitajan jaksotettava tulot ja menot siten, että lippukunnan maksuvalmius ei pääse missään vaiheessa heikentymään liiaksi, jotta lippukunta suoriutuu velvoitteistaan. Tämä saattaa merkitä suurten hankintojen ja kuluerien jaksottamista tai mahdollisesti jopa siirtämistä tuonnemmaksi.

2.2 Maksuliikenteen hoito

Talouden suunnittelun yhteydessä, ainakin lippukunnan toiminnan käynnistyessä, on valittava lippukunnalle parhaiten sopivat maksuliikenteen hoitomuodot. Tämä on nykyisin melkoisen vaikeata pankkien moninaisten palvelumuotojen, lukuisien tarjolla olevien tilimuotojen sekä kiristyneen palvelumaksupolitiikan vuoksi. On myös lukuisia pieniä suorituksia, joiden kierrättäminen pankin kautta tuntuu järjettömältä. Usein sopiva yhdistelmä lippukunnalle onkin käteiskassan ja yhden pankkitilin yhdistelmä, on tietysti eroja eri lippukunnilla toiminnan laajuuden ja muotojen vuoksi.

Lippukunnassa on lippukunnan rahan kanssa tekemisissä useita eri henkilöitä, minkä vuoksi rahavirtojen seuranta voi usein olla hankalaa eikä se useinkaan ole päivän tasalla. Sen vuoksi kaikki ennakot on syytä kuitata vain yhdeltä henkilöltä, jolle ennakot myös tilitetään. Samoin menetellään kun on käytetty omaa rahaa lippukunnan menoihin tai kun on kerätty osallistumis- tai muita maksuja jäseniltä, joista osa on mahdollisesti käytetty lippukunnan menoihin.

Tilityslomake auttaa suunnattomasti seurannassa (ks. 3.8 Asiakirjamallit).

2.3 Seuranta

Vastatessaan talouden hoidosta lippukunnan hallituksen on oltava ajan tasalla lippukunnan varainkäytön tilasta, mikä edellyttää säännöllisen talouskatsauksen suorittamista hallituksen kokouksissa. Laskujen hyväksymis- ja maksatusmenettely poikkeaa lippukunnittain suuresti, pääsääntö on kuitenkin, että lippukunnanjohtaja, yksin tai yhdessä jonkun hallituksen jäsenen kanssa, hyväksyy laskut maksettaviksi tarkastettuaan niiden oikeellisuuden. Lippukunnanjohtajan laskut hyväksyy hallitus.

Toimintavuoden kuluessa saattaa tulla tilanteita, joissa todetaan, ettei talousarvioon varattu raha riitä tai kyseiseen toimintoon ei ole rahaa varattu ollenkaan. Mikäli talousarvion ylitys on pieni tai ko. toiminto edellyttää varojen kohdistamista uudelleen talousarvion sisällä, hallituksen on varmistuttava kaikkien toimintamuotojen varojen riittävyydestä tai hankittava rahoitus muualta.

On muistettava, että talousarvio on lippukunnan kokouksen hyväksymä, ja sen toteutumasta hallitus vastaa lippukunnan kokoukselle. Tällöin saattaa suurten muutosten kohdalla tulla eteen asian vieminen lippukunnan kokoukselle, joka saattaa tarkoittaa jopa ylimääräisen kokouksen kutsumista koolle.

2.4 Taloudenhoitaja ja kirjanpitäjä

Hallituksen tehtäviin kuuluvaa talouden ja omaisuuden hoitoa varten hallitukseen valitaan taloudenhoitaja vastaamaan ko. tehtävästä. On myös mahdollista valita taloudenhoitaja hallituksen ulkopuolelta, jolloin yhteydenpito taloudenhoitajaan on ensiarvoisen tärkeätä, ja usein on myös välttämätöntä kutsua taloudenhoitaja hallituksen kokouksiin, jotta tiedonkulussa ei tulisi katkoja. Kun valitaan taloudenhoitaja hallituksen ulkopuolelta, on muistettava, että hallituksen on ohjattava ja valvottava taloudenhoitajan tointa, uhalla että hallitus itse vastaa tämän virheistä ja laiminlyönneistä.

Taloudenhoitajalle annettavan valtuutuksen laajuus on hyvin lippukuntakohtaista, usein voidaan hänet valtuuttaa hoitamaan pienet maksusuoritukset sekä tekemään pienehköjä taloudenhoitoon liittyviä päätöksiä ja toimenpiteitä itsenäisesti.

Pääsääntöisesti taloudenhoitajalle voidaan katsoa kuuluvan seuraavat tehtävät:

• vastata lippukunnan kirjanpidosta
• laatia vuosittain talousarvioesitys
• laatia rahoitussuunnitelma
• seurata talousarvion toteutumista
• hoitaa lippukunnan raha- ja maksuliikenne

Lippukuntakohtaista on myös se, onko taloudenhoitaja se henkilö, joka hoitaa myös lippukunnan kirjanpidon, useinhan lippukunnan kirjanpito on pienimuotoista, mutta varsinkin suurten lippukuntien kohdalla voi eriyttäminen olla paikallaan.

2.5 Avustukset

Suomessa kunnilla on lakisääteinen velvollisuus avustaa kunnissa toimivia nuorisojärjestöjä, joihin myös partiolippukunnat lukeutuvat. Kunnallisista avustuksista tiedotetaan yleensä kunkin kunnan virallisissa lehdissä sekä usein myös suoraan avustuskelpoiselle yhdistykselle. Kunnallisissa avustuksissa on määrämuotoiset edellytykset sekä rajoitukset avustuksen saamiselle, joista tiedotetaan avustusten hakuilmoituksen yhteydessä, ja ne ovat myös saatavissa kunnan viranomaisilta.

Lippukuntia koskevat yleensä kunnan nuoriso- tai vapaa-ajanlautakunnan yleisavustus sekä jotkin erityisavustusmuodot kuten leiri-, startti- tai kohdeavustus. Kunnalliset avustukset haetaan määrämuotoisella lomakkeella. Lomakkeita sekä ohjeita saa kunnan nuorisotoimistosta. Avustusohjesäännöstä ei ole mahdollista poiketa, joten ilmoitettu hakumenettely on ehdoton eikä esim. myöhästyneitä avustushakemuksia oteta edes käsittelyyn. Joissakin tapauksissa on mahdollista täydentää hakemusta vielä jonkin aikaa hakuajan päättymisen jälkeenkin.

Usealla lippukunnalla on taustayhteisönä seurakunta tai muu yhteisö, joka myös avustaa lippukuntaa taloudellisesti ja/ tai materiaalisesti. Näiden avustusten saamiseksi lippukunta käy kahdenkeskisiä neuvotteluja, jota neuvottelutulosta noudatetaan yhdessä.

Partiopiirit sekä erilaiset tukiyhdistykset saattavat jakaa erilaisia stipendejä sekä avustuksia. Nämä avustusmuodot ovat epäsäännöllisiä ja niistä tiedotetaan partiolehdistössä tai kirjeitse, jolloin ilmoitetaan myös hakumenettelystä. Kaikista tämänkaltaisista avustuksista on todettava, että ilmoitettuja hakemusmenettelyitä on noudatettava ja hakuajat ovat ehdottomia.

Lippukunnat saattavat saada taloudellista tai materiaalista tukea lahjoituksina tai avustuksena myös muilta sidosryhmiltään, kuten paikallisilta Lions-klubeilta, Rotaryyhdistyksiltä, joiden toimintaan sisältyy nuorten toiminnan avustaminen. Joskus avustuksen saaminen edellyttää vastavuoroisuutta, osallistumista paikallistapahtumaan tai mukanaoloa tempauksissa.

Joskus saattaa olla mahdollista saada lahjoitus tai materiaalista sekä taloudellista avustusta myös yksityisiltä henkilöiltä. Kaikki saadut avustukset ja lahjoitukset on kirjattava tuloslaskelmaan. Muista kuin säännöllisistä avustuksista on muistettava avustajaa tai lahjoittajaa kiittää sekä mahdollisesti kertoa, mitä avustuksella tai lahjoituksella on hankittu tai tehty.