3. Hallinnon asiakirjat

Lippukunnan toimiessa syntyy erilaisia asiakirjoja, kuten pöytäkirjoja, muistioita, kertomuksia ja suunnitelmia runsain mitoin. Suurin osa niistä on osa hallinnon laillisuutta, päätöksentekoa ja valvontaa. Tällöin niillä on juridinen asema lippukunnan toiminnassa ja niitä koskevat erilaiset säädökset.

3.1 Pöytäkirjat

Järjestäytymiseen liittyy paljon kokouksia, joissa toimintaa suunnitellaan, tehdään toimintaa ja taloutta koskevia päätöksiä sekä valvontaan liittyviä päätöksiä. Kaikki nämä päätökset on kirjattava, jonka vuoksi kaikista kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa. Pöytäkirja voi olla laaja keskustelupöytäkirja, johon kirjataan käytetyt puheenvuorot tai niukka päätöspöytäkirja, johon kirjataan vain päätökset ja äänestykset.

Äänestyksistä on huomattava, että kaikki äänestyksen kohteena olevat ehdotukset kirjataan samoin kuin kaikki annetut äänet kirjataan.

3.1.1 Lippukunnan kokouksen pöytäkirja

Kaikissa lippukunnan kokouksissa on kokouksen puheenjohtajan pidettävä huolta siitä, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä pidetään asianmukaista pöytäkirjaa. Se, onko pöytäkirja keskustelupöytäkirja vaiko päätöspöytäkirja, on lippukuntakohtaista.

Mikäli kokouksessa käsitellään laajoja kirjallisia esityksiä kuten esim. lippukunnan sääntöjä, on ne pantava liitteeksi pöytäkirjaan ja asianomaisen pykälän kohdalle merkittävä liitteiden olemassaolo.

Mikäli joku kokoukseen osallistuja haluaa esittää eriävän mielipiteensä tehdystä päätöksestä, on se merkittävä ao. pykälän kohdalle. Joissakin tapauksissa on eriävän mielipiteen olemassaololla suurta merkitystä vastuukysymyksiä ratkottaessa.

Pöytäkirja on puheenjohtajan ja vähintään kahden kokouksessa läsnäolleen todettava kokouksen kulun mukaiseksi ja vahvistettava nimikirjoituksillaan. Vaikka laki ei sihteerin allekirjoitusta edellytä, on hyvien tapojen mukaista, että myös pöytäkirjan laatija vahvistaa sen allekirjoituksellaan.

3.1.2 Hallituksen kokouksen pöytäkirja

Lippukunnan hallituksen kokouskäytäntö on usein vakiintunutta, lippukunnanjohtajan johtaessa puhetta ja lippukunnan sihteerin pitäessä päätöspöytäkirjaa. Samoin kuin lippukunnan kokouksessa on hallituksen jäsenellä oikeus ilmoittaa eriävä mielipiteensä, ja se on merkittävä pöytäkirjaan. Puheenjohtaja ja sihteeri vahvistavat allekirjoituksillaan pöytäkirjan. Hallituksen kokouksien pöytäkirjat tarkastetaan usein hyväksymällä ne seuraavassa kokouksessa.

Kun hallituksen kokouksien pöytäkirjat postitetaan ajoissa hallituksen jäsenille, ne toimivat oivana muistilistana ja lukujärjestyksenä hallituksen jäsenille heidän hoitaessaan tehtäviään. Hallituksen Talous ja hallinto 18 toiminnan seuranta ja valvonta tulee pitkälle hoidetuksi, kun jokaisen hallituksen kokouksen alussa luetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja käydään keskustelu sen toteutumasta.

3.2 Toimintasuunnitelma

Jotta toiminta kehittyisi ja olisi tuloksellista, on sen oltava suunnitelmallista, sen vuoksi hallitus tulevaa toimintaa suunnitellessaan tekee lyhyen- ja pitkäntähtäimen toimintasuunnitelmia.

Suunnitelmissa tulisi toiminnalle asettaa tavoitteita, joiden toteutumista voidaan mitata. Suunnitelmien tulisi myös heijastella partioideologiaa ja toimintafilosofiaa.

Pitkän tähtäimen suunnitelmat eivät voi olla kovin yksityiskohtaisia, niihin kirjataankin yleensä tulevat suuret leirit sekä muut suuret tapahtumat, yleensä valtakunnalliset, jotka vaativat suuria ponnisteluita koko lippukunnalta toteutuakseen. Pitkäntähtäimen suunnitelmissa voidaan myös ennakoida jäsenistön kehittymistä ja sitä kautta toiminnan mahdollista laajentamista tai supistamista sekä johtajiston koulutustarvetta.

Pitkäntähtäimen suunnitelmiin liitetään usein myös investointi- ja hankintasuunnitelmat. Yleisimmin lippukunnassa käytössä oleva toimintasuunnitelma on seuraavaa toimintakautta koskeva, jonka lippukunnan kokous hyväksyy toteutettavaksi toimintavuoden "lukujärjestyksenä". Jotta toimintasuunnitelma olisi toteuttamiskelpoinen, on siinä huomioitava kaikki lippukunnan toimintasektorit ja niiden tarpeet.

Toimintasuunnitelman tulisi sisältää myös toimintakalenteri, jossa tulevat tapahtumat on jaksotettu. Partiopiirien ja SP:n toimintakalentereista löytää tapahtumia ja kursseja, joilla lippukunnan toimintaa voidaan tukea ja värittää.

3.3 Talousarvio

Jotta lippukunnan toiminnan suunnitelmallisuus toteutuu, on vähintään vuosittain laadittava tulevaa toimintavuotta koskeva talousarvio, jota voidaan kutsua myös budjetiksi. Talousarvio hyväksytään lippukunnan kokouksessa, jonka pöytäkirjan liitteeksi se myös laitetaan.

Talousarvio on toimintasuunnitelman markkamääräinen muoto, joka toimii ohjenuorana hallitukselle ja toimivalle johtajistolle varsinaista toimintaa toteutettaessa. Talousarvion sitovuus on lippukuntakohtaista, pyrkimyksenä tietysti on, että talousarvion toteutumisaste on korkea. Poikkeamat talousarviosta on hallituksen syytä käsitellä, ja suuret poikkeamat on syytä viedä lippukunnan kokouksen käsiteltäviksi. Jotkut lippukuntien sidosryhmistä seuraavat lippukuntien talousarvioiden toteutumisastetta.

Mainio apuväline talousarvion laadinnassa ovat edellisten vuosien toteutumat, joista saadaan kulutaso ja volyymit helposti. Talousarvion tulopuolelle kirjattavia eriä ovat mahdolliset avustukset, osallistumismaksut, jäsenmaksut sekä omatoi- minen varainhankinta. Niiden arvioiminen oikein on tietysti vaikeata, tosin samoin kuin kulupuolella edellisten vuosien toteutumat ovat oiva lähtökohta tulorahoituksenkin suunnittelussa.

Samoin kuin toimintasuunnitelma, voi talousarvio olla laadittu tavoitteelliseksi. Selkeimpiä numeerisia tavoitteita voidaan asettaa omatoimiselle varainhankinnalle sekä tapahtumien omarahoitusosuudelle.

3.4 Toimintakertomus

Vuosittain toimintakauden päätyttyä laaditaan lippukunnan toiminnallisista tapahtumista yhteenveto, jota kutsutaan toimintakertomukseksi tai vuosikertomukseksi.

Jotta toimintakertomus todella kertoo kattavasti toimintavuoden tapahtumat sellaisellekin lukijalle, joka ei ole ollut lippukunnan toiminnassa mukana, on siihen kirjattavien tietojen keruuseen ja tekemiseen syytä uhrata aikaa ja harkintaa. Tarkoitushan ei ole, että toimintakertomus olisi jonkin sanasepon tai tilastonikkarin taidonnäyte. Perusajatus toimintakertomuksen laadinnassa on sen kattavuus ja verrattavuus lippukunnan toimintasuunnitelmaan, sekä mahdollisuus käyttää sitä lippukunnan historiikin runkona.

Toimintakertomuksen voidaan edellyttää sisältävän toimintavuodelta seuraavat tiedot:

Perustiedot

• Minkä lippukunnan toimintakertomus
• Miltä toimintavuodelta
• Tiedot jäsenistöstä
• Hallitus ja toimihenkilöt

Toiminta

• Oleelliset toiminnan osa-alueet
• Toimintavuoden erityistoiminnat
• Lippukuntaa kohdanneet erityistapahtumat
• Toimintavuonna jaetut huomionosoitukset

Talous

• Toimintavuoden talous ja varainhankinta
• Lippukunnan kokoontumistilat Taustayhteisö ja muut yhteistyökumppanit
• Lippukunnan taustayhteisö
• Piiri
• Muut sidosryhmät

Kun kaikki tämä on asiallisesti ja melko lyhyesti, mahdollisesti joidenkin numeeristen tietojen höystämänä, kirjattu, on käsissä lippukunnan toimintakertomus. Hyvin tehty toimintakertomus on toimintaa tuntemattomallekin hyvä informaatiolähde. Toimintakertomuksen liitteeksi kannattaa ottaa SP:n vuosiselostelomake, josta käy ilmi kaikkien toimintasektoreiden numeeriset tiedot.

Lippukunnan toimintakertomuksen tekeminen ei ole kenenkään yksinään tehtävä työ, vaan jokainen hallituksen jäsen kerää oman sektorinsa toimintakertomuksen, jonka sihteeri täydentää ja puhtaaksikirjoittaa.

3.5 Tilinpäätös

Lippukunnan tilinpäätös on juoksevan kirjanpidon yhteenveto. Tilinpäätöstiedot kootaan tasekirjaksi, joka koostuu tuloslaskelmasta, taseesta ja tarvittaessa tilinpäätöksen liitetiedoista sekä luettelosta käytetyistä kirjanpitokirjoista ja hallituksen ja tilintarkastajan allekirjoituksista. Toimintakertomus on hyvä myös liittää tasekirjaan. Tasekirjan tulee olla nidottu ja sen sivujen numeroituja.

Tuloslaskelma

Tuloslaskelma on nimensä mukaisesti laskelma tilikauden tilitapahtumista yhteensä. Tuloslaskelmassa esitetään lippukunnan varsinainen toiminta, varainhankinta, sijoitukset ja avustukset erikseen, kaikista tuotot ja kulut. Se, kuinka varsinainen toiminta jaotellaan, riippuu lippukunnan tarpeista ja käytössä olevasta tilikartasta. Tuloslaskelman tulos on lippukunnan toimintakauden taloudellinen tulos, joko ali- tai ylijäämäinen.

Tilinpäätöstä laadittaessa taloudenhoitaja käyttää harkintansa mukaisesti poistoja hitaasti kuluvasta omaisuudesta kuten kalustosta ja majasta. Pienet ja nopeasti kuluvat kaluston osat on syytä kirjata kokonaisuudessaan kuluksi, jolloin niiden osalta menoa ei poistojen avulla tarvitse jaksottaa.

Tase

Tase on lippukunnan omaisuudesta, varoista ja taloudellisista sitoumuksista laadittu luettelo. Omaisuutta luetteloitaessa on kiinteä omaisuus, rahavarat ja käyttöomaisuus, kalusto, eroteltava toisistaan. Taseeseen kirjataan myös lippukunnan saatavat sekä lippukunnan lainat.

Mikäli lippukunnalla on omaisuutta, esim. maja, johon kohdistetaan perusparannusta tai suurehkoja investointeja, on ne tilinpäätöstä tehtäessä aktivoitava taseeseen. Tase-erittelyssä voidaan esittää varat ja velat tarkasti yksilöityinä. Tase-erittely ei ole julkinen asiakirja, joten sitä ei tarvitse välttämättä liittää tilinpäätökseen. Tilinpäätös kirjoitetaan puhtaaksi erilliselle paperille lippukunnan kokouksen pöytäkirjan liitteeksi sekä mm. avustusanomusten liitteeksi.

Lippukunnan päätösvaltainen hallitus käsittelee ja hyväksyy tilinpäätöksen sekä päivää ja allekirjoittaa sen. Päiväyksenä allekirjoituksilla on se päivä, jona hallitus on kokouksessaan tilinpäätöksen hyväksynyt. On huomattava, että tilinpäätöksen hyväksyminen on sen hallituksen tehtävä, joka sillä hetkellä on toimessaan, ei sen hallituksen, joka on hoitanut asioita tilikauden aikana. Allekirjoittamisen jälkeen tasekirja, päiväkirja, pääkirja, kuitit ja hallituksen ja vuosikokousten pöytäkirjat toimitetaan tilintarkastajalle tarkastettaviksi. Tilintarkastajalle tulee antaa riittävästi aikaa tarkastuksen suorittamiseksi.

Tilintarkastuksen jälkeen tilinpäätös esitetään lippukunnan kokoukselle vahvistettavaksi.

3.6 Tilintarkastuskertomus

Tilintarkastaja tekee tilintarkastustapahtumasta merkinnän tasekirjaan ja laatii tilintarkastuskertomuksen, jonka kopio liitetään lippukunnan kokouksen pöytäkirjaan, jossa tilinpäätös on hyväksytty.

Tilintarkastuskertomuksesta on käytävä ilmi seuraavaa:

• Kenen tilit ja hallinto on tarkastettu
• Mitä tarkastus on käsittänyt
• Miltä tilikaudelta tarkastus on suoritettu
• Onko tilinpäätös laadittu kirjanpitolain ja tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti
• Antaako tilinpäätös riittävät ja oikeat tiedot
• Lausuma tilinpäätöksen vahvistamisesta
• Lausuma menettelystä tuloksen suhteen hallituksen esityksen mukaisesti
• Tilintarkastajan lausuma vastuuvapauden myöntämisestä
• Missä ja koska tarkastus on suoritettu
• Kuka on tarkastuksen suorittanut
• Tarkastajan allekirjoitus nimenselvennyksineen

Mikäli tilinpidossa tai hallinnossa on huomautettavaa, on huomautukset kirjoitettava tilintarkastuskertomukseen. Mikäli tilintarkastaja ei suosita vastuuvapauden myöntämistä, on tilintarkastuskertomuksesta käytävä ilmi, miksei näin voida menetellä.

3.7 Lippukunnan asiakirjojen säilytys ja julkisuus

Kirjanpitolaissa ja -asetuksessa on asetettu taltiointiajat kaikelle kirjanpitoaineistolle. Tasekirjat, tase-erittelyt sekä muut käytetyt tilikirjat on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta. Tilikauden tositteet kirjausjärjestyksessä, myös pankkitilien tiliotteet, sekä liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto, on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaus sekä käytetty tililuettelo on käyttöaikamerkinnöin säilytettävä kuusi vuotta. Samoin lippukunnan kokouksien ja hallituksen kokouksien pöytäkirjat liitteineen ovat osa kirjanpitoaineistoa ja niiden säilytysaika on kuusi vuotta.

Säilytysajan alku on aina tilikauden päättyminen, siten esimerkiksi vuoden 2000 tositteiden säilytysvelvollisuus lakkaa vasta vuoden 2007 alkaessa. Pöytäkirjojen ja toimintakertomusten säilyttäminen tuleville partiopolville sekä historijoitsijoille on mielekästä, niiden säilytyksen tulisi olla ikuista.

Lippukunnan kokousten pöytäkirjat, hallituksen kokousten pöytäkirjat, jäsenluettelot, kalustoluettelot sekä tilinpäätös ovat nk. julkisia asiakirjoja, jotka ovat kaikille lippukunnan jäsenille pyynnöstä esitettävä. Jäsenluettelon osalta on säädetty myös henkilörekisterilaissa, joka rajaa jäsenrekisterissä olevan julkisen tiedon määrää.

3.8 Asiakirjamallit

3.8.1 Lippukunnan mallisäännöt

3.8.2 Perustamiskokouksen pöytäkirja

3.8.3 Perustamiskirja