7 Tilintarkastajan muistilista

Lain mukaan jokaisen yhdistyksen on valittava vuosikokouksessa itselleen tilintarkastaja ja varatilintarkastaja. Tilintarkastajan tulee lippukunnan jäsenten edushenkilönä tarkastaa kirjanpito, tilinpäätös ja hallinto. Tilintarkastajan tulee olla esteetön eli hän ei saa olla lippukunnan hallituksen jäsenen lähisukulainen.

Tässä Tilintarkastajan muistilistassa on luettelonomaisesti esitetty ne asiat, joihin tilintarkastajan on syytä lippukuntaa tai piiriä tarkastaessaan paneutua. Myös lippukunnan johdon on hyvä käydä muistilista läpi ja varmistaa, että asiat ovat kunnossa tilintarkastusta varten.

Tilintarkastuksen tavoitteena on pyrkiä toteamaan,

• että tuloslaskelma on kirjanpitolain mukainen ja oikein johdettu kirjanpidosta
• että taseessa esitetyt varat ja velat ovat oikein
• että tilinpäätöksestä käyvät ilmi lain ja hyvän kirjanpitotavan edellyttämät tiedot, mikä tarkoittaa sitä, että yhdistyksen jäsenet ja muut kiinnostuneet tahot saavat tilinpäätöksestä riittävän selkeän ja totuudenmukaisen kuvan yhdistyksen toiminnasta ja taloudellisesta tilasta.

7.1 Perustiedot yhdistyksestä

Ensimmäiseksi tarkistetaan yhdistyksen perustiedot säännöistä ja pöytäkirjoista:

7.2 Hallinnon Tarkastus

Seuraavaksi ryhdytään tarkastamaan lippukunnan hallintoa sääntöjen ja pöytäkirjojen avulla ja nimenomaan tutkitaan:

• onko päätöksenteossa noudatettu sääntöjä, ja
• onko toimeenpanossa noudatettu tehtyjä päätöksiä.

Jäljempänä esitetyt kysymyslistat auttavat huomioimaan muistettavat asiat.

7.2.1 Pöytäkirjat

• Onko lippukunnan kokousten (vuosikokousten) pöytäkirjat luettu?
• Onko hallituksen (johtokunnan) pöytäkirjat luettu?
• Onko pöytäkirjoissa asianmukaiset allekirjoitukset ja tarkastusmerkinnät?
• Onko pöytäkirjat ja pöytäkirjojen asiakohdat toimikauden alusta juoksevasti numeroitu?
• Ovatko kaikki pöytäkirjat ja muut asiakirjat lippukunnan hallussa?
  - esim. vuokrasopimukset, osakekirjat ja osuustodistukset, kiinteistön omistusoikeutta osoittavat asiakirjat, muut taloudellisia arvoja omaavat asiakirjat
• Onko em. asiakirjat turvallisella tavalla säilytetty?
  - turvaava säilytyspaikka: esim. pankin tallelokero
  - jos käytössä mikrotietokone, tarkistettava, että tiedoista on olemassa varmuuskopiot, joita säilytetään turvallisella tavalla
• Ovatko aikaisempien vuosien pöytäkirjat lippukunnan hallussa tai luovutettu arkistoon?
• Onko päätökset toteutettu päätösten mukaisesti ja päätöksenteossa noudatettu lippukunnan sääntöjä?

7.2.2 Toimintakertomus

Yhdistyslaki ei sisällä määräyksiä toimintakertomuksista.

• Onko lippukunnan säännöissä määräys toimintakertomuksen laatimisesta?
• Sisältääkö toimintakertomus arvion tavoitteiden toteutumisesta (vertaa toimintasuunnitelmaan)?
• Sisältääkö toimintakertomus kuvauksen toimintavuoden aikana tapahtuneista olennaisista toimenpiteistä ja tapahtumista?
• Vastaavatko suunnitelmat ja kertomukset toisiaan?

7.2.3 Yhdistysrekisteritiedot

Kun nimenkirjoittajan vaihtuminen on merkitty rekisteriin, muutoksen katsotaan tulleen sivullisen tietoon, paitsi jos käy selville, ettei sivullinen ole muutoksesta tiennyt eikä ollut velvollinen tietämään. Ennen muutoksen merkitsemistä rekisteriin ei siihen voida vedota muuta kuin sitä vastaan, jolla näytetään olleen siitä tieto.

7.2.4 Pankkitilien käyttöoikeudet

• Onko tarkistettu, että pankkitilien käyttöön oikeutetuiksi henkilöiksi on merkitty vain voimassaolevien päätösten mukaiset henkilöt?
• Muistettava myös peruuttaa vanhat käyttöoikeudet ja muut valtuutukset, esim. tallelokeroiden käyttöoikeus.
• Postin valtakirjat?
• Salasanat/suojaukset?

7.2.5 Vakuutukset

• Onko lippukunnan luottamushenkilöt ja jäsentilaisuuksiin osallistuvat jäsenet vakuutettu lippukunnan toiminnassa tapahtuvien tapaturmien varalta?
  - vakuutusyhtiö/vakuutussummat
• Onko lippukunnan irtaimisto vakuutettu jälleenhankinta-arvostaan palo-, murto-, varkaus- ja vesivahinkojen varalta?
  - arvokkaampi laitteisto yksilöitävä
  - vakuutusyhtiö/vakuutussummat
• Onko lippukunnan kiinteistölle otettu kiinteistön täysarvovakuutus?
  - vakuutusyhtiö/(vakuutussummat, jos ei täysarvovakuutusta)

• Onko lippukunnalla työntekijöitä, jotka kuuluvat työeläkelain ja muiden työntekijävakuutusten piiriin? Työeläkelain piiriin kuuluu yhdistykseen työsuhteessa oleva alle 65- vuotias työntekijä, jonka työsuhde on kestänyt vähintään kuukauden ja jonka ennakonpidätyksenalainen kuukausiansio on vähintään 1.115 mk v. 1996.
• Ovatko vakuutusten edellyttämät työsuhteen alkamis- ja päättymisilmoitukset sekä vuosittaiset palkkailmoitukset vakuutusyhtiöille hoidettu?

7.3 Kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkistus

7.3.1 Tilinavaus

• Onko edellinen tilinpäätös vahvistettu lippukunnan vuosikokouksessa hallituksen esittämässä muodossa?
  - tarkistetaan asianomaisesta kokouspöytäkirjasta
• Täsmäävätkö tilinavausviennit vahvistetun tilinpäätöksen kanssa?
• Onko tilinavauksen rahatilien avaussaldot verrattu pankin tiliotteisiin?

7.3.2 Kirjanpitoaineisto ja tilikauden kirjaukset

• Onko kaikki tositteet tarkastettu ja verrattu kirjanpitoon?
  - jos kaikkia tositteita ei tarkastettu, tarkastettujen tositteiden numerot
• Onko tositteet kirjattu aikajärjestyksessä (ks. erityisesti kassatositteet)?
  - maksutapahtumat on kirjattava viivytyksettä aikajärjestyksessä
  - jos aikajärjestys esim. kassatilin osalta on laiminlyöty, kassan saldon kehitystä ei voi seurata kassatililtä. Tällaisessa tapauksessa on seurattava todellista kassasaldoa laskemalla saldo oikeiden päivämäärien mukaan.
• Jos useita kuitteja yhdistelty yhdeksi tositteeksi, onko pistokokein suoritettu yhteenlaskujen tarkastusta?
  - kuittien yhdistely ei ole suositeltavaa
• Jos tilikauden aikana on järjestetty jäsentilaisuuksia tai muita tapahtumia, onko tilaisuuksien osanottomaksuista/ arpajaisista/kahviomyynnistä laadittu asianmukaiset tilitykset?
  - tilityksiin tilaisuudesta vastaavan henkilön allekirjoitus
• Onko hallituksen päättämää tositteiden hyväksymismenettelyä noudatettu?
• Onko hallitus nimennyt tositetarkastajat?
• Onko tositetarkastajan tarkastustulos kuultu?

Tilikauden kirjanpito:

• Onko kirjanpitokirjan sarakkeiden yhteenlaskuja pistokokeellisesti tarkastettu? - siirtosummien täsmäytys, erityisesti loppuvuoden aukeamat
• Jos lippukunnalla on käytössä atkkirjanpito, onko tarkastettu, että kaikilta kirjauskausilta on paperille tulostettuna päivä- ja pääkirjat, joista myös ilmenee laatimispäivämäärät?

7.3.3 Tilinpäätösviennit

• Onko kirjanpitokirjan tilinpäätösvientien laskutoimitukset tarkastettu?
• Mikäli tilinpäätös on kirjoitettu erilliseen tasekirjaan, onko tasekirjan tilinpäätösluvut verrattu kirjanpitokirjan tilinpäätöslukuihin?
• Mikäli tasekirjaan kirjoitettavaa tilinpäätöstä laadittaessa on yhdistelty kirjanpitokirjan tilejä (kirjanpidon erittely ollut siis täydellisempi kuin julkaistavan tilinpäätöksen jaottelu), onko yhdistelyjen laskutoimitukset tarkastettu?
• Onko vartioiden, kämppien ym. erillään hoidettujen talouksien tilikauden tapahtumat sisällytetty lippukunnan tilinpäätökseen?
  - lippukunnan tilinpäätöksen tulee sisältää kaikki se taloudellinen toiminta, mitä lippukunnan puitteissa on harjoitettu.

7.3.4 Tuloslaskelma

• Onko tuloslaskelma laadittu kirjanpitoasetuksen tuloslaskelmamallin runkoa noudattaen tai, jos lippukunta saa yleisavustuksia, onko tuloslaskelma laadittu avustusviranomaisten ohjeita noudattaen?

Aatteellisen yhteisön tai säätiön varsinainen toiminta on yhteisön tai säätiön säännöissä tai yhtiöjärjestyksessä mainitun tarkoituksen toteuttamista.

Kuhunkin ryhmään kuuluvat tuotot ja kulut on tuloslaskelmassa esitettävä riittävästi eriteltyinä. Varsinaisen toiminnan tuotot ja kulut on toiminnan laatu ja laajuus huomioon ottaen eriteltävä lisäksi toiminnanaloittain. Liiketoiminnasta voidaan ilmoittaa vain sen tuottojen ja kulujen summat, jolloin tuloslaskelmaan on liitettävä liiketoiminnasta laadittu erillinen tuloslaskelma.

Kirjanpitolautakunnan perusteluja 26.1.87 tuloslaskelman kaavan noudattamisesta:

Tuottojen ja kulujen erittelyn riittävyyttä aatteellisen yhteisön ja säätiön tuloslaskelmassa tulee arvioida hyvän kirjanpitotavan sisältämän olennaisuuden periaatteen perusteella. Vähimmäisvaatimuksena voidaan soveltuvin osin pitää kirjanpitolain 19§:n 2 momentin mukaista tuottojen ja kulujen merkitsemistä erikseen tuloslaskelman kuhunkin pääryhmään.

Aatteellisen yhteisön tai säätiön olennaisuuden periaatetta noudattaen laaditun tuloslaskelman informaatiota voidaan täydentää tuloslaskelman liitteessä ilmoitettavalla tuottojen ja kulujen erittelyllä.

Palkkojen ja vuokrien tulee näkyä erikseen.Mikäli toiminta jakautuu tarkoituksen toteuttamiseksi selvästi erilaisiin toiminnanaloihin (esim. koulutus-, ohjelmaretki-, leiri-, tiedotustoiminta), tulee varsinaisen toiminnan tuotot ja kulut eritellä tuloslaskelmassa toiminnanaloja vastaavasti.

Vaatimus toiminnanaloittaisen erittelyn esittämisestä ei ole kuitenkaan ehdoton. Jotta erittelyvelvollisuus syntyisi, täytyy toiminnanalojen välillä olla olennaisia laadullisia eroja ja erikseen informoitavan toiminnanalan laajuuden olla sellainen, että erillistietojen antaminen on aatteellisen yhteisön tai säätiön jäsenten, osakkaiden, lahjoittajien, avustuksenantajien tai muiden sidosryhmien kannalta tarpeellista.

Mikäli varsinaisen toiminnan laatu ja laajuus eivät edellytä toiminnanaloittaista erittelyä tuloslaskelmassa, voidaan erittely esittää tuloslaskelman liitteessä. Tuotot ja kulut tulee esittää bruttomääräisinä.

• Onko talousarviota noudatettu?
• Onko myyntitoiminnassa riittävä valvonta ja tehtävänjako?
  - osto ja myynti eri käsissä

D. Yleistoiminta ja hallinto:

• Onko palkat, palkkiot ja matkakorvaukset maksettu noudattaen tehtyjä päätöksiä?
• Ovatko matkakorvausten ja päivärahojen suoritusperusteet enintään verohallituksen päätösten mukaiset?
• Onko vuokralle annettujen tilojen vuokrat peritty vuokrasopimusten mukaisesti ja onko tilikauden vuokratuotosta tehty laskelma, joka verrattu kirjanpidossa tuloutettuun vuokraan?

E. Varainhankinta:

• Täsmäävätkö tuloslaskelman jäsenmaksutuotot jäsenluettelon tai - rekisterin ilmoittaman maksaneiden jäsenten lukumäärän kanssa (jäsenmaksutuotot = jäsenmäärä x jäsenmaksu)?

A. Opinto- ja koulutustoiminta:

• Onko opintokeskuksen kautta anottu ja saatu valtionapua?

B. Tiedotustoiminta:

• Onko jäsenlehden ja muiden julkaisujen kaikki ilmoitustuotot laskettu?
• Onko selvitetty edellytykset ostaa jäsenlehden painotyö ilman liikevaihtoveroa?

C. Tarvikevälitys:

• Jos lippukunnalla on myyntitoimintaa, onko myyntitavoista luotettavat erittelyt (edellisen vuoden lopun varasto = alkuvarasto, vuoden lopun varasto, jokainen varastointipiste huomioitava)?
• Täsmääkö varastoerittelyn loppusumma kirjanpidon loppusumman kanssa?
• Vastaako myyntitoiminnan tulos hinnoittelun perusteella odotettua tulosta?
• Onko vuosialennukset/ määräalennukset tuloutettu?

• Ovatko jäsenrekisterin tiedot ajantasalla? Onko muutokset ilmoitettu keskusjärjestöön (SP)? Onko huolehdittu siitä, että henkilörekisterit ja niiden tiedot on asianmukaisesti suojattu luvatonta käsittelyä, käyttöä, tuhoamista ja muuttamista sekä anastusta vastaan?
• Onko käsikannossa perityt jäsenmaksut tilitetty edelleen viivytyksettä lippukunnan pankkitilille ja maksut rekisteröity jäsenluetteloihin?
• Jäsenmaksut olisi suotavaa periä pankin välityksellä.

F. Yleisavustukset ja muut saadut avustukset:

Jos lippukunta on saanut avustusta valtiolta/kunnalta/seurakunnalta, onko avustus käytetty avustusehtoja noudattaen ja onko avustuksen käytöstä laadittu vaaditut tilitykset?
- avustusehtojen osalta tulee tarkastaa, että avustus on käytetty avustuksen myöntäjän edellyttämään tarkoitukseen.
- ellei tilitystä ole vielä laadittu, olisi suotavaa perehtyä tilitysluonnokseen.
- kirjanpito tulisi järjestää siten, että tiedot tilitystä varten saadaan kirjanpidosta.

G. Tilikauden tulos:

Jos lippukunnan säännöissä on määräys ylijäämän käytöstä, onko hallituksen esitys sääntöjen mukainen?

7.3.5 Tase ja tase-erittelyt

• Onko taseesta laadittu tase-erittelyt tai onko tase itsestään tase-erittelyn vaatimassa laajuudessa eritelty? - tase-erittelyjen avulla yksilöidään yhdistyksen omaisuus - tase-erittelyiden avulla on voitava esim. tarkistaa, että yhdistyksen omaisuus on tallella.
• Onko tase-erittelyiden laskutoimitukset tarkastettu?

A. Rahat ja pankkisaamiset:

• Käytetäänkö lippukunnassa ns. kiinteän kassan järjestelmää (kassassa kiinteä summa ja uutta rahaa nostetaan vain ulosmaksettujen menojen mukainen markkamäärä)?

• kaikki käteisvarat on tarkastettava samana ajankohtana
• kaikkien pankkitilien tiliotteet ja saldot on selvitettävä tarkastuspäivälle
• erityisesti kirjanpitoon kirjaamattomien menokuittien osalta on tarkastettava, että ne ovat hyväksyttyjä
• mikäli kassavaroissa on vajausta/ ylijäämää, on pyrittävä selvittämään erotus siten, että tilintarkastajilla ja kassan hoitajalla on yksimielinen näkemys eron syystä.

• Täsmäävätkö taseen/tase-erittelyjen pankkitilien saldot pankkien ilmoittamien saldojen kanssa?
• Onko kaikki pankkitilit (myös vartioiden yms. pankkitilit sekä pankkitilit, joiden saldo nolla tilinpäätöshetkellä) luetteloitu taseessa/tase-erittelyissä?
• Onko rahavarat tilikauden aikana pidetty korkoehdoiltaan tuottoisimmalla tavalla ja onko pankkitilien korot tuloutettu kirjanpidossa?
• Onko tiliotteiden tapahtumia verrattu pistokokeellisesti kirjanpitoon?
  - pankin maksupalvelujen muuttuminen lisää tarkastusvastuuta.
• Täsmäävätkö tiliotteiden vuoden panoja ottotapahtumien kokonaissummat kirjanpidon pankkitilien debet- ja kredit-kirjausten kokonaissummiin?

B. Laina- ym. saamiset:

• Onko lainasaamisten lyhennykset ja niiden korot peritty velkakirjaehtojen mukaisesti?
• Onko saamisissa vanhentuneita saamisia ja siirtosaamisissa yli vuoden vanhoja saamisia, joiden poistamisesta hallituksen tulisi päättää?

C. Varasto:

• Onko vaihto-omaisuus (myyntitavaroiden varasto) arvostettu tilinpäätöksessä hankintahinnan mukaan tai todennäköisen myyntihinnan mukaan, jos jälkimmäinen arvo on alempi?

D. Koneet ja kalusto:

• Onko koneista ja kalustosta olemassa luettelo/kortisto tai onko vuosittain tilikauden lisäykset/vähennykset eritelty tase-erittelyissä?
• Onko luetteloiden mukainen omaisuus yhdistyksen hallussa?

E. Muut pitkäaikaiset sijoitukset:

• Onko pitkäaikaisten sijoitusten tuotot (osingot, obligaatioiden/sijoitustilien korot) tuloutettu tuloslaskelmassa?
• Täsmäävätkö taseen/tase-erittelyjen pankkitilien saldot pankkien ilmoittamien saldojen kanssa?
• Onko kaikki pankkitilit (myös vartioiden yms. pankkitilit sekä pankkitilit, joiden saldo nolla tilinpäätöshetkellä) luetteloitu taseessa/tase-erittelyissä?
• Onko rahavarat tilikauden aikana pidetty korkoehdoiltaan tuottoisimmalla tavalla ja onko pankkitilien korot tuloutettu kirjanpidossa?
• Onko tiliotteiden tapahtumia verrattu pistokokeellisesti kirjanpitoon?
  - pankin maksupalvelujen muuttuminen lisää tarkastusvastuuta.
• Täsmäävätkö tiliotteiden vuoden panoja ottotapahtumien kokonaissummat kirjanpidon pankkitilien debet- ja kredit-kirjausten kokonaissummiin?

F. Lyhytaikaiset velat:

• Onko kaikki edellisessä tilinpäätöksessä olleet osto- ja siirtovelat suoritettu?
• Koostuuko ennakonpidätys- ja sosiaaliturvamaksuvelka vain joulukuun aikana suoritettujen palkkojen ja palkkioiden ennakonpidätyksistä ja onko tilinpäätöstä seuranneessa tammikuussa maksettu suoritus yhtä suuri kuin tilinpäätöksen velkasaldo?
• Jos lippukunnalla on vakituisia työntekijöitä, onko siirtoveloissa huomioitu lomapalkkavelka sosiaalimenoineen?
• Onko osto- ja siirtoveloissa paljon tilinpäätöshetkellä maksettavaksi erääntyneitä laskuja?
  - jos erääntyneiden laskujen määrä on huomattava, on tarkastuksessa kiinnitettävä huomiota yhdistyksen maksuvalmiuteen ja velkaantuneisuuteen.

G. Pitkäaikaiset lainat:

• Onko lainan ottamisesta ja omaisuuden panttaamisesta lainojen vakuudeksi hallituksen päätös?
  - kiinteistön kiinnittämisestä oltava yhdistyksen kokouksen päätös, ellei säännöissä ole annettu hallitukselle oikeutta kiinnityspäätöksiin.
• Onko pankkien ja muiden rahoituslaitosten antamat ilmoitukset lainojen määristä verrattu kirjanpidon/ tase-erittelyjen osoittamiin saldoihin?
• Onko lainojen lyhennykset ja korot suoritettu eräpäivinä?
• Onko lainojen vakuudeksi pantatut arvopaperit/kiinnitykset ilmoitettu taseen liitetiedoissa?

H. Varaukset ja oma pääoma:

• Onko varaus purettu (tuloutettu tuloslaskelmassa), jos meno, jota varten varaus on tehty, on toteutunut?
• Jos oman pääoman eristä on muodostettu rahastoja, onko rahastot käsitelty kirjanpidossa perustamispäätösten mukaisesti?
• Jos yhdistyksen velat ylittävät yhdistyksen varat (oma pääoma on negatiivinen), onko olemassa suunnitelma siitä, miten yhdistyksen taloudellinen asema aiotaan tervehdyttää?
• Onko omassa pääomassa tilikauden aikana tapahtuneet muutokset ilmoitettu taseessa tai taseen liitetiedoissa?

7.3.6 Tasekirja

• Onko tasekirjassa tuloslaskelma, tase, taseen liitetiedot ja luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista?
• Jos erillistä tasekirjaa ei ole, vaan päiväpääkirja toimii myös tasekirjana, onko siihen täydennetty vastaavat tiedot?
• Onko tilinpäätöksen allekirjoittanut allekirjoitushetkellä toimi- ja päätösvaltainen hallitus ja toiminnanjohtaja tai vastaava ja onko päiväys allekirjoitushetken mukainen?
• Ovatko tilintarkastajat kirjoittaneet kirjanpitoasetuksen mukaisen lausunnon tasekirjaan?
  - Kirjanpitoasetuksen 15§:n mukaan tilintarkastajien on tehtävä tasekirjaan merkintä siitä, onko tilinpäätös laadittu hyvän kirjanpitotavan mukaisesti.
• Mikä on tilintarkastuskertomuksen allekirjoituspäivämäärä?

7.4 Tilintarkastuskertomus

Tilintarkastajat voivat harkintansa mukaan mainita kertomuksessa tärkeimmät tarkastuskohteet ja -havainnot. Joissakin tapauksissa avustusten myöntäjät voivat edellyttää, että tilintarkastajat antavat lausunnon siitä, onko saadut avustukset käytetty avustusehtojen mukaisesti.

Jos tarkastuksen perusteella ei voida puoltaa tilinpäätöksen vahvistamista ja/tai vastuuvapauden myöntämistä, on epäämisperusteet kerrottava tarkastuskertomuksessa. Lippukunnan säännöistä ilmenee, kenelle vastuuvapaus myönnetään lippukunnan vuosikokouksessa.

7.5 Valvontatarkastus tilikauden aikana

Tilikauden aikana tapahtuvalla tarkastuksella varmennetaan,

• että yhdistyksen kirjanpito laaditaan kirjanpitolain aikarajoja noudattaen, ja
• että yhdistyksen rahavaroja hoidetaan asianmukaisesti.

Lisäksi voidaan tietenkin suorittaa vuositilintarkastuksen osa-alueita jo tilikauden aikana (esim. päätösten seuranta ja tositteiden tarkastus):