6 Kirjanpito

Lippukunnan taloudenhoitoa on jo käsitelty kappaleissa 2 [Linkki] ja 3 [Linkki] . Tässä kappaleessa lähestytään asiaa hieman konkreettisemmalla tasolla, ja esitetään ensin tiivistelmä kirjanpidon perustiedoista ja kirjanpitoon liittyvistä toimenpiteistä, seuraavaksi on kirjanpitoasetuksen tuloslaskelma- ja tasekaavat, sitten lippukunnille sovelletut tuloslaskelma- ja tasekaavat ja lopuksi hyvät lisätiedon lähteet ja apuvälineet kirjanpidon suorittamista varten. Nämä tekstit on laadittu normaalia lippukuntaa varten, jolla ei ole liiketoimintaa eikä palkattuja työntekijöitä.

6.1 Perustietoja kirjanpidosta

6.1.1 Mitä hyötyä kirjanpidosta on lippukunnalle?

Huolellisesti hoidettuna kirjanpidosta on tosiaankin hyötyä lippukunnalle:

• Kirjanpidon tietojen perusteella kuluvan vuoden kustannuksia voidaan verrata talousarvioon. Hallitus näkee keskellä vuottakin heti, mistä toiminnosta on jäämässä rahaa yli, jonka voi käyttää toiseen, ehkä vasta keksittyyn projektiin.
• Kirjanpidon tietoihin nojaten seuraava talousarvio voidaan tehdä luotettavasti.
• Kirjanpidon tositteiden avulla voidaan selvittää esimerkiksi tapahtuma- tai osallistujakohtaisia kuluja tai tapahtuman kokonaistuottoa.
• Ulkopuoliset tahot (kunnat, seurakunnat, taustayhteisöt...) voivat olla kiinnostuneita lippukunnan tilinpäätöksestä ja saattavat vaatia sen toimitettavaksi avustusanomusten liitteenä.

Mitään muodollisia pätevyysvaatimuksia lippukunnan kirjanpitäjänä toimimiselle ei ole. Käytännössä esimerkiksi kirjanpitokurssin suorittaneella henkilöllä on riittävät tiedot.

Taloudenhoitaja (jota voidaan kutsua myös rahastonhoitajaksi tai kirjanpitäjäksi) on tavallisesti lippukunnan hallituksen jäsenenä. Näin kirjanpidosta saadut tiedot voidaan helpoimmin käyttää lippukunnan päätöksenteon tukena. Taloudenhoitajan tehtävän voi myös jakaa esimerkiksi siten, että joku aktiivijohtajista hyväksyy ja maksaa laskut sekä merkitsee niihin tarvittavat tili- ja selitetiedot. Tämän jälkeen joku ulkopuolinen (jopa tilitoimisto) tekee varsinaisen kirjanpidon.

6.1.3 Lippukunnat ovat kirjanpitovelvollisia

Lippukunnan kirjanpitovelvollisuus perustuu kirjanpitolakiin. Kirjanpitolaki määrää kaikki yritykset ja yhdistykset hoitamaan kirjanpitonsa tietyllä, laissa ja asetuksissa säädetyllä tavalla. Koska lippukunta, niin rekisteröity kuin rekisteröimätönkin, ovat yhdistyksiä, on niiden noudatettava lain määräyksiä kirjanpidossaan. Tärkeä laista seuraava velvoite on vaatimus kahdenkertaisesta kirjanpidosta.

6.1.4 Kahdenkertainen kirjanpito

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa kaikki kirjaukset tehdään vähintään kahdelle eri tilille, toiselle debetiin ja toiselle kreditiin. Näin jokaisesta liiketapahtumasta tulee kirjattua rahojen lähde ja käyttökohde. Debet- ja kredit-kirjausten erotus eli saldo on tästä syystä aina 0.

6.1.5 Tositteet

Kirjanpitolain mukaan jokaisen kirjanpitoon tehdyn viennin tulee perustua tositteeseen, joka varmentaa tapahtuman.

Hyväksyttävä tosite sisältää seuraavat tiedot: . myyjän/maksun saajan nimi . ostajan/maksajan nimi . kaupan kohde . hinta . maksun päivämäärä Lisäksi tositteessa tulee olla allekirjoitus tai kuittaus ja lippukunnan hallituksessa sovittu hyväksymismerkintä. Jos lippukunta maksaa tai myy jotain käteisellä, on maksusta tehtävä vastaava kuitti.

Kirjanpidon tositteet on numeroitava siten, että kirjauksen varmentava tosite on myöhemmin helposti löydettävissä. Tavallisesti tositteet numeroidaan juoksevasti.

6.1.6 Tilinpäätös

Tilinpäätöksen avulla saadaan selville, mihin rahoja on vuoden aikana käytetty sekä kuinka paljon lippukunnan varallisuuden arvo on muuttunut.

Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen ja mahdollisesti vielä tilinpäätöksen liitetiedot ja tase-erittelyn. Tuloslaskelma on laskelma lippukunnan tuloista ja menoista toimintavuodelta. Kaikkien tulojen ja menojen erotus on tilikauden tulos. Tulos voi olla ylijäämäinen tai alijäämäinen. Tuloksen tavoitetaso yhdistyksellä on ±0 mk.

Kirjaukset on helppo ajatella kassatilin (pankkitilin) kautta. Kassatilillä debetkirjaus tarkoittaa tuloja ja kredit-kirjaus menoja. Käyttökohdetilille kirjaus menee aina vastakkaiselle puolelle.

Yksittäiset tapahtumat merkitään kirjanpitoon aikajärjestyksessä päiväkirjaan ja asiajärjestyksessä eli tileittäin pääkirjaan. PC-kirjanpidossa nämä tiedot ryhmittyvät automaattisesti jo tositteen kirjauksella.

Tase on luettelo lippukunnan varoista ja veloista tilikauden viimeisenä päivänä. Luettelossa huomioidaan paitsi kuluneen vuoden varallisuuden muutokset myös aikaisempina vuosina kerätyt varat ja velat. Varoja kutsutaan vastaaviksi. Niitä ovat pankkitilit, tavarat ja rakennukset. Velkoja kutsutaan vastattaviksi. Niitä ovat lainat sekä oma pääoma.

Tilinpäätöksen liitetiedoissa eritellään lähinnä vakuudet ja vastuut. Tämä koskee harvoin lippukuntia. Tase-erittelyt tarkentavat taseen antamia tietoja.

Tilinpäätös pitää tehdä neljän kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä, elleivät lippukunnan säännöt edellytä lyhyempää aikaa.

6.1.7 Hallitus hyväksyy tilinpäätöksen

6.1.8 Tilinpäätöksen kokoaminen

Tilinpäätösasiakirjat tulee sitoa tasekirjaksi. Paperit kootaan, sivut numeroidaan, tehdään sisällysluettelo, ja sitomisen voi tehdä vaikka nitomalla nipun päällimmäiseksi tyhjän paperiarkin, joka taitetaan selän yli takapuolelle, ja lopuksi liimaamalla arkki etu- ja takasivuihin kiinni. Sisällysluettelo näyttää esim. seuraavalta:

Toimintakertomus:
1.1.-31.2.2001 ................. sivu nro 1
Tuloslaskelma 1.1.-31.12.2001 .........
Tase 31.12.2001 ................................
Tase-erittely .......................................
Pääkirja ..............................................
Päiväkirja ...........................................
Tililuettelo .........................................
Luettelo käytetyistä
kirjanpitokirjoista ..............................
Tietokone-ohjelman kuvaus ..............

6.1.9 Tilintarkastus

Tarkastusta varten tilintarkastajalle viedään:

• Allekirjoitettu tilinpäätös (tasekirja)
• Kuittimappi
• Edellisen vuoden tilinpäätös
• Lippukunnan vuosikokousten pöytäkirjat
• Hallituksen kokousten pöytäkirjat

Lippukunnan säännöt usein määräävät, kuinka paljon tilintarkastajille on varattava aikaa tarkastuksen tekemiseen. Kaksi viikkoa on tyypillinen tarkastusaika. Lain mukaan tilintarkastajia on oltava vähintään yksi, ellei lippukunnan säännöissä muuta määrätä. Koska lippukuntien taseet ja liikevaihdot ovat pieniä, eivät lippukunnat tarvitse KHT- tai HTM-tilintarkastajia.

Poikkeustapauksessa tilintarkastaja saattaa olla puoltamatta tilinpäätöksen vahvistamista tai vastuuvapauden myöntämistä. Tällöin lippukunta joutuu kutsumaan koolle uuden hallituksen kokouksen, jossa käsitellään vain esimerkiksi korjattua tilinpäätöstä.

Tilintarkastuskertomuksesta on mallipöytäkirja kohdassa Asiakirjamallit 3.8.9..

6.1.10 Tilinpäätös vahvistetaan lippukunnan varsinaisessa kokouksessa

Tilinpäätöksen ja tilintarkastajien lausunnon perusteella lippukunnan varsinainen kokous (vuosikokous, kevätkokous...) päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä. Ks. Asiakirjamallit 3.8.5/1B ja 1C.

6.1.11 Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Tilinpäätökset ja muut kirjanpitokirjat on säilytettävä 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen ja tositteet 6 vuotta. Materiaalia voi olla hyvä säilyttää kauemminkin, jotta lippukunnan historia tulee talletettua.

6.1.12 Seuraavan vuoden tilinavaus

Seuraavan vuoden tilinavaukseen kirjataan edellisestä tilinpäätöksestä varat (vastaavaa) ja velat (vastattavaa), sillä ne kuvaavat lippukunnan taloudellista tilannetta tilinavaushetkellä. Edellisen vuoden päättävän taseen tilien saldot kirjataan siis uuden vuoden aloittavaan taseeseen vastaaville tileille.

6.2 Tilikartan laatiminen

6.2.1 Kirjanpitoasetuksen tuloslaskelma- ja tasekaavat

6.2.2 Lippukunnille sovelletut tuloslaskelma- ja tasekaavat

Jokaisella lippukunnalla on oma tapansa jaotella kustannuksia eri tileille kirjanpidossaan. Seuraavassa on esitetty yksi looginen kokonaisuus lippukuntien ja lippukuntaryhmittymien yleisimmin tarvitsemista tileistä. Malli on otettu kirjanpitoohjelmasta OSKU.

6.3 Tietolahteita

Kirjanpidosta löydät tietoa esimerkiksi seuraavista kirjoista ja nettilinkeistä:

Kirjanpito-ohjelma

Kursseja

Kirjanpidon opaskirja

Neuvoja